有這些情況，就適合
- 訂單從 LINE、電話、群組進來，要有人一筆筆打進系統
- 供應商給的是紙本或手寫單據，會計要逐張建檔
- 每天要把好幾份 Excel 整理成一份報表
- 月底要人工對帳，常常對不起來
一天裡，哪些事可以交給系統
| 時間 | 原本 | 導入後 |
|---|---|---|
| 早上 | 一則則看 LINE 訂單，邊看邊打進 ERP，還要查品號 | 訂單一進來就整理成草稿，同仁看一眼、按確認 |
| 中午 | 供應商送貨，紙本單據先堆著 | 單據拍照，系統讀出品項、數量、金額 |
| 下午 | 逐張建品項、打進貨單 | 新品項確認一次，系統就記住 |
| 月底 | 人工對帳，常常對不起來 | 對不起來的先標出來，只看有問題的那幾筆 |
以食品批發與工程業的實際流程整理，你們的流程在免費健檢時一起看。
一張 LINE 訂單，怎麼自己進系統
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小林麵店
老闆 明天幫我送 米血3包 高麗菜2箱 跟上次一樣的油一桶
06:12
第 1 步：店家照常在 LINE 下單。
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草稿小林麵店・明日送達
品項 數量 系統的判斷 米血（小） 3 包 有 3 種，依常叫帶入 高麗菜 2 箱 確定 大豆沙拉油 18L 1 桶 依上次帶入 第 2 步：系統整理成草稿，拿不準的先標出來。
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確認台
小林麵店・3 個品項
「米血」有 3 種，請再看一眼
第 3 步：同仁看一眼，按確認。
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銷貨單20261026-1
- 米血（小）
- 3 包
- 高麗菜
- 2 箱
- 大豆沙拉油 18L
- 1 桶
已開立，店家已收到出貨通知
第 4 步：ERP 開好銷貨單，店家收到通知。
示意畫面，店家與品項皆為虛構。
自己打一句試試
像店家傳 LINE 那樣打就好，什麼品項都可以
草稿小林麵店・明日送達
| 品項 | 數量 | 系統的判斷 |
|---|---|---|
| 米血（小） | 3 包 | 有 3 種，依常叫帶入 |
| 高麗菜 | 2 箱 | 確定 |
| 大豆沙拉油 18L | 1 桶 | 依上次帶入 |
找到 3 個品項，1 個請同仁再看一眼。
簡化示意：主檔裡只有 20 個虛構品項，其他的會當成新品項
怎麼做到不亂寫、不漏單
- 拿不準的先標出來品名有好幾種、數量沒寫，系統不會亂猜，會標「請同仁再看一眼」。
- 每家客戶的講法，記一次就會30 張真實群組訂單，學過講法後要人工改的品項從 32 行降到 6 行。
- 新品項確認一次就記住主檔沒有的東西，同仁確認一次，下次就直接對上。
- 沒按確認，不寫入系統只負責整理草稿，寫進 ERP 的每一筆都經過人。